Сценарии использования
Загрузка документов из мобильных точек
Документы поставки могут приходить на удаленные или мобильные торговые точки, в которых отсутствует возможность установить сканер документов. В этом случае на помощь придет Мобильный сканер - мобильное приложение, которое позволит просто сфотографировать документы. Документы автоматически распознаются и загрузятся в учетную систему.
Обработка бухгалтерской документации
Наибольший объем документов генерируется и обрабатывается бухгалтерией практически каждой организации. Основные сложности возникают при обработке входящих первичных бухгалтерских документов, таких как: Товарная накладная (ТОРГ-12), Универсальный передаточный документ (УПД), Акт выполненных работ, Счет-фактура, а также исправительных и корректировочных документов. CORRECT: Сервис распознавания документов умеет извлекать всю необходимую информацию из бухгалтерских документов, выполняя различные проверки, сопоставления со справочниками, проверку наличия печатей и подписей, исключая таким образом занесение документов содержащих ошибки. Для 1С:Бухгалтерия есть готовое решение для загрузки первичных бухгалтерских документов, которое можно адаптировать под нужды компании.
Формирование заказов поступивших на почту
Несмотря на наличие сайта/интернет-магазина некоторым клиентам удобнее отправить заказ по электронной почте и приложить лист заказа на товары или спецификацию на оборудование. Для решения данной задачи поток почтовых сообщений содержащих заказы перенаправляется на Сервис CORRECT. Сервис извлекает содержимое вложенных документов: наименование, модель, производитель, количество, контактную информацию клиента. На основе полученных данных в учетной системе формируется заказ поставщика.
Формирование электронного архива
В ходе налоговых проверок запрашиваются документы на различные периоды работы компании. Если в компании отсутствует электронный архив найти нужные документы в ограниченные сроки становится большой проблемой. Если в компании отсутствует электронный архив, Сервис распознавания документов CORRECT поможет его создать. Для этого можно воспользоваться специальным инструментом Сервис обмена файлами "Медиум", который возьмет все файлы из указанной папки в сети, отправит на сервис распознавания, получит результат, переименует файлы по заданному шаблону и сформирует сопровождающий файл для дальнейшей загрузки в электронный архив.
Обработка входящих счетов
В крупных компаниях оплата счетов выполняется после предварительного их согласования в СЭД. Для этого сотрудник сначала вбивает все данные из счета в СЭД и отправляет на согласование. Сервис позволяет исключить необходимость ручного ввода счетов в СЭД. При прикреплении документа в СЭД, выполняется отправка скана на Сервис, который возвращает всю необходимую информацию и документ отправляется по маршруту согласования.
Обработка штрафов ГИБДД
Лизинговые компании сталкиваются с задачей выставления полученных штрафов ГИБДД клиентам совершивших нарушение. Если информация о штрафах теперь доступна в электронном виде, то фотография нарушения как подтверждающий документ все ещё присылается в бумажном виде. Приходится сканировать постановления и прикреплять их в карточки клиентов. Чтобы упростить данную задачу можно воспользоваться специальной утилитой, которая самостоятельно извлечет данные с помощью сервиса распознавания и переименует файл, указав в нем номер постановления. Останется только привязать файлы к карточкам.
Анализ актов сверок
В месяцы закрытия отчетных периодов возникает необходимость проверки актов сверки с поставщиками и покупателями. Чтобы снизить трудозатраты бухгалтеров на данную операцию настраивается интеграция с CORRECT: Сервис распознавания документов. Сценарий:
- Скан акта сверки прикрепляется в учетную систему компании;
- Учетная система отправляет скан на Сервис распознавания и получает извлекает данные из акта;
- Учетная система формирует акт сверки за такой же период, какой указа в акте сверки контрагента и выполняет сравнение значений двух актов сверки;
- Если в процессе сравнения обнаруживаются расхождения акт информация передается ответственному бухгалтеру.
Распознавание кадровых документов
При большом количестве оформляемых на работу сотрудников возникает существенная нагрузка на отдел кадров. Для её снижения личные документы кандидатов отправляются на сервис распознавания. Сервис извлекает информацию из документов и возвращает в учетную систему, где автоматически формируется карточка сотрудника.
- Извлечение информации из личных документов для оформления кредита на б/у автомобиль При оформлении кредита на б/у автомобиль требуется большой комплект документов:
- Паспорта заемщика и залогодателей;
- водительское удостоверение или СНИЛС;
- паспорт транспортного средства; Сервис CORRECT позволяет извлечь всю необходимую информацию из документов для дальнейшего оформления кредита.